文書保存サービス
文書保存サービスは、契約書・設計図・帳票・総務文書などを高セキュリティの専用施設「レコードセンター」で安全に保管し、検索性向上・保存期間管理・電子化連携までワンストップで支援します。
オフィスでよくある課題
✓ キャビネットや倉庫が書類で埋まり、保管スペースが限界✓ 法定保存期間や廃棄判断のルールが曖昧で、適切な管理ができない
✓ 手作業による管理でミスや確認対応の負担が増大し、業務効率が低下
✓ 社内保管のため、盗難・紛失・災害などのリスクを完全には防げない
✓ 人手不足で本来の業務に集中できず、バックオフィス全体の負荷が増大
✓ 紙の管理がネックとなり、全社的なデジタル化の足かせになっている
⇒ このような課題をNRMの文書保存サービスで解決に導きます。すべてのムダを削減し、企業の情報資産を未来の競争力へと変えていきます。
文書保存サービスのイメージ図
文書保存サービスの特長
- 効率性
レコードセンターの電子文書は即時アクセスが可能なため、必要なときに必要な書類をスピーディーに検索・出庫することができ、時間の節約ができます。
また、物理的に保管スペースの削減ができるため、オフィス空間の有効活用やコストの削減に繋がります。 - 安全性
レコードセンターでは、電子文書のアクセス制御、定期的なバックアップ、暗号化により、文書の安全性を厳格に保ち、情報漏洩やデータ損失のリスクを最小限に抑えます。
さらに、書類ごとの保管期限をデータベースで管理し、期限には通知・廃棄提案・機密溶解廃棄も行っているため、法令対応も安心です。 - 柔軟性・迅速性
レコードセンターでは、インターネット接続があればいつでも、どこからでも電子文書へのアクセスが可能です。
そのため、チーム間の共有や協業を容易にし、業務の柔軟性と迅速性を高めます。 - 持続可能性
レコードセンターでは、耐震・防火などの防護体制で災害時のリスクを最小化します。
また、交通遅延の回避、排ガス削減による環境保全を実現し、業務の継続性と環境責任を高めます。
NRMを導入するメリット
- 実践経験からのご提案
長年にわたる幅広い業種・業態での経験と深い専門知識によって他社にはない豊富な実績を積んでおり、独自の手法と業務分析データに基づく革新的なアプローチで、お客様の情報資産管理を効果的にサポートします。 - 中立的な立場でご提案
情報資産を適切に管理・活用するため、ベンダーフリーの立場からお客様にとって効率的な業務遂行を実現するための最適なシステムツールを提案・サポートいたします。 - 専門スタッフの手厚いサポート
幅広い業界経験と専門知識を有している専門スタッフが業務改善プロセス全体を通じて、お客様との緊密な連携を大切にビジョンを理解し、効果的なアクションを提供するために尽力します。
文書保存サービスについてさらに詳しく知りたい方はこちら（外部サイト）をご覧ください。
その他サービスや文書管理などの相談は、日本レコードマネジメントよりお気軽にお問い合わせください。
