文書電子化サービス
NRMの「文書電子化サービス」は、企業のペーパーレス化の導入と運用システムの構築で紙から電子へのシームレスな移行を実現し、業務効率を向上させます。
オフィスの課題
✓ 業務と並行してスキャン作業を行う余裕がない
✓ スキャン後のファイル名や保存ルールがバラバラ
✓ AI-OCRの活用やデータの再利用まで手が回らない
✓ 電子帳簿保存法などの制度に対応できていない
✓ 社内で電子化の方針が統一されていない
⇒ このような課題を文書電子化サービスで解決に導きます。情報のアクセス、保管を効率的かつ安全に行えるよう、環境面にも配慮して全力でサポートいたします。
サービスの特長
- POINT1 TYPE-A オンサイト電子化センター
お客様のオフィス内に電子化センターを設置し、運営を請け負うため、機密文書を社外へ持ち出すことなく電子化することができます。セキュリティを最大限に高めることができ、急な文書の電子化が発生した場合も即時対応可能です。 - POINT1 TYPE-B オフサイト電子化センター
お客様からお預かりした文書を、当社電子化センター部署にて電子化を行います。出力した電子データはクラウドストレージやEメール、CD/DVD等お客様のご要望に合わせてお届けいたします。原本の復元や保管、溶解廃棄処理を行うことも可能です。 - POINT2 大きな図面から分厚いファイルまで様々な形状に対応
A0サイズ等の図面からレシートまでの幅広いサイズだけでなく、分厚いファイルや特殊な製本等、様々な形状の文書を電子化します。 - POINT3 OCR（文字データ化）・データ入力で検索効率をアップ
電子ファイル名の変更やお客様のご要望に合わせたルールの運用、分類等を行い検索効率をアップさせ、見たい文書を素早く閲覧できるようにします。 - POINT4 法令・ガイドラインに準拠した電子文書の保管で安心の情報資産管理
法令に照らし合わせたe-文書法への対応や、法令に見合った規格への準拠等、情報資産管理に必要な運用ルールの策定等のコンサルティングも対応可能です。 - POINT5 セキュリティを重視した選べる原本の管理方法
スキャニングが済んだ資料は当社の専用保管庫で厳重に管理することも可能です。原本が不要な場合は溶解処理による廃棄で漏洩を防ぎます。
電子化作業のステップ
- 原稿受け取り・仕分け・前処理
→当社の担当が原稿引き取り後、原本状態のチェックやホチキス除去、カテゴリ別仕分け等を実施 - スキャニング
→原稿の形状や状態に合わせ、丁寧にスキャニング対応 - 画像チェック
→解像度・汚れ・傾きなどがないか確認し、品質を徹底 - 後処理
→必要に応じて原稿を受け取り時の状態に戻し、検索効率を上げるためのデータ処理を実施 - AI-OCR処理
→文字を自動認識し、業務で使えるようテキスト化を実施 - ファイル整理・命名
→納品後すぐに業務活用できるよう、指定フォーマットで分類・命名・タグ付けを実施 - 納品
→お客様のご要望に合わせ、CD/DVDやクラウド等を利用して納品 - 廃棄または返却対応
→原本を返却または廃棄（必要により証明書発行）するため安心・確実な後処理対応
NRMを導入するメリット
- 実践経験からのご提案
長年にわたる幅広い業種・業態での経験と深い専門知識によって他社にはない豊富な実績を積んでおり、独自の手法と業務分析データに基づく革新的なアプローチで、お客様の情報資産管理を効果的にサポートします。 - 中立的な立場でご提案
情報資産を適切に管理・活用するため、ベンダーフリーの立場からお客様にとって効率的な業務遂行を実現するための最適なシステムツールを提案・サポートいたします。 - 専門スタッフの手厚いサポート
幅広い業界経験と専門知識を有している専門スタッフが業務改善プロセス全体を通じて、お客様との緊密な連携を大切にビジョンを理解し、効果的なアクションを提供するために尽力します。
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その他サービスや文書管理などの相談は、日本レコードマネジメントよりお気軽にお問い合わせください。
