文書管理システムの導入メリット

2025/06/30

働き方改革の推進により、紙文書から電子文書へ移行する動きは活発化しています。
今回は、文書管理システムの導入で企業が得られるメリットを5つ紹介します。

業務効率向上
文書のライフサイクルシステム（作成/入手、活用、保管、保存、廃棄）構築により、どこにどんな文書があるのかを検索することが可能となり、必要な文書を探す時間が短縮できます。
さらに、文書の保存・保管の仕分けや保存期間の管理もシステムが行うため、従業員の手間が省け企業の利益アップへと直結します。

BCP（事業継続規格）対策に有効
BCPとは、企業が緊急事態（自然災害やテロ）に遭遇した場合の対策として平常時に取り決めておくべき事業計画のことです。文書管理システムへ文書を保存・保管しておけば災害等でオフィスに影響が出てしまった場合でも、データに被害はないため事業を継続することができます。

テレワークに対応
オフィスにいなくても文書を確認することが可能となり、昨今のテレワーク需要に適した取り組みであると言えます。テレワークを導入すると住んでいる場所を考えずに雇えるため、優秀な労働者を確保しやすくなり、ワークライフバランスの実現や企業イメージの向上にも繋がります。

組織の情報共有
テレワーク時に対応しているだけでなく、オフィスにいても会議室等に集まることなく必要情報等の共有や確認が可能です。
テレワーク中のコミュニケーション不足で情報共有ができないといった課題も解決できます。

事務コスト低減
紙文書を電子化することでペーパーレス化が進み、紙や印刷代、郵送代、保管代等が削減されます。
また、文書を管理していた従業員を別の業務に回すこともでき、企業経営にとって大きなメリットであると言えるでしょう。