文書の電子化を委託するメリットとデメリット

2025/04/01

長らく定着してきた紙文書から電子文書への移行は、いざ導入しようと思ってもすぐに実施できるわけではありません。また、自社リソースで行うか専門業者へ委託するかでも組み方が大きく異なるため、どちらを選択すべきなのか悩んでしまうかと思います。
今回は、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

社内で実施するメリット

• 外注よりもコストが安く済む
• スケジュールを自由に組める
• 自社の情報が外部に漏れない
• 好きなシステムやルールを構築できる
• 従業員へメリットを共有しやすい

最大のメリットは、専門業者へ外部委託するよりもコストが安く済むという点です。紙文書から電子文書へのスキャニングに関しても自社リソースで行えば専門業者へ委託するよりも安く、安心感もあります。

社内で実施するデメリット

• 従業員の手間がかかる
• 膨大な時間と人件費が必要
• システムの構築が大変

電子文書管理システムを自社で構築し、紙文書を電子文書へ変更する作業は、膨大な時間と手間がかかるため、その期間は業務に従事できず労働生産性が失われてしまいます。従業員の手間と管理を軽減するために電子文書を導入したにもかかわらず、作業に時間がかかっては本末転倒です。

専門業者に委託するメリット

• 要望を伝えるだけで実現してくれる
• クオリティが高いシステムの構築
• セキュリティ対策が万全

専門業者へ委託する場合は要望を伝えるだけのため、手間をかけることなく文書管理システムや検索機能がついている高品質で高クオリティのシステムを導入することができます。また、セキュリティ対策も万全なため、万が一の災害などで被害を最小限に抑えることができます。

専門業者に委託するデメリット

• 自社リソースで実施するよりも費用が高い
• 外部へ自社の情報を渡さなければいけない

専門業者へ委託する費用を必要な初期投資であると考えられるかはそれぞれですが、電子化が企業へ多くのメリットを与えることに間違いありません。また、流出厳禁の情報資産を外部へ渡さなければいけないという点で、悪用されたらどうしようという不安は付き物かと思いますが、電子化を依頼する場合は厳しく精査し信頼できる業者を選択しましょう。