e-文書法と電子化メリットについて

2025/02/18

企業において、従来の紙ベースの業務を見直し、デジタル化する取り組みが活発化しています。その中で、企業側が無視できないのが「e-文書法」です。
e-文書法がどのような法律で、企業側がどのような対応を見せないといけないのかを具体的に理解する必要があります。

e-文書法とは？
紙の文書を電子データとして保存することを法的に認めるための日本の法律です。2005年4月に施行され、以降、改正を重ねながら電子化を推進してきました。
従来、税務や商取引に関わる書類は紙での保存が義務付けられていましたが、一定の条件を満たせば電子データでの保存が可能となり、社会全体の効率化や環境負荷の低減にも効果が期待できるようになりました。

対象文書とは
税務関係書類や商法・会社法に基づく書類を含む決算書や仕訳帳などの会計帳簿、領収書や請求書、契約書、さらには取引に関わる重要な書類が該当します。
ただし、これらはデータが改ざんされていないことを証明するためにタイムスタンプの付与、保存データの検索性確保、適切なバックアップ体制を整えることで、紙の文書と同様の法的効力が認められます。

文書を電子化するメリット

• 紙の保管スペースやコスト削減

  印刷代や紙の購入費用、保管スペース、管理業務に関わる人件費など、直接的なコストが削減できます。
  さらに、クラウドストレージの活用により、物理的なスペースやデータの保存コストを抑えつつ、安全性や拡張性を確保することが可能です。

• 検索性向上による業務効率化

  電子化された文書は検索や共有が容易であるため、検索機能を活用して瞬時に目的の情報はアクセスすることができます。
  また、複数人が同時にアクセスすることや承認プロセスの自動化も可能なため、社員が業務に集中できる環境が整います。

• 働き方改革に繋がる

  クラウドサービスには時間や場所に縛られずにアクセス可能であるため、リモートワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方を実現することが可能となり、従業員の負担を軽減できます。
  また、ペーパーレス化に貢献することで、環境への配慮を示す企業姿勢として社員の意識向上やエンゲージメントの強化にも繋がります。

• コンプライアンス強化

  電子化された文書は、タイムスタンプや変更履歴の管理が可能であり、法的証拠能力の確保が容易になることでコンプライアンス向上に直結します。
  また、法令で求められる保管期間の遵守や適切な記録管理が実現することで、監査対応や情報開示請求への迅速な対応が可能となり、企業の信頼性向上に寄与します。