ペーパーレス化について

2023/10/10

ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、ビジネスで利用する書類や資料等を電子化し、紙媒体の使用量を削減することです。
ペーパーレス化を進めることで働き方改革はもちろん、SDGsの4つの目標に寄与することになります。

ペーパーレス化のメリット
DX化が推進されている近年の情勢において、ペーパーレス化に取り組むことはDXの第一歩としても注目されており、ビジネスで活用するメリットは5つあります。

①業務効率化が図れる
これまで紙で行っていた業務を電子化することで、データの検索性が向上したり、書類整理の手間が省けたり、文書作成の効率化を図ることができます。

②取引などがWEB上で完結可能になる
物理的な紙のやりとりがなくなれば、取引先との商談もWEB上で完結可能になります。それに伴い、時間や場所に捉われない柔軟な働き方の実現も可能となります。

③紛失・破損のリスク軽減
文書や資料を電子データとして保存・保管し、バックアップ対策を徹底しておけば、破損・紛失のリスクが軽減できます。
また、データの閲覧権限やパスワードを設定することで、持ち出しによる情報漏洩のリスクも軽減可能です。

④コスト削減
紙でのやりとりで発生する紙代や印刷代、郵送代、廃棄費、さらにはコピー機の維持費やメンテンナス費を削減できます。さらに、保管場所の確保や保管費用、ファイリングや封入封緘などの手作業にかかる人件費などの削減も可能となります。

⑤対外的な評価にも繋がる
SDGsや環境保護へ貢献しているという点で、企業のイメージアップが期待できます。

まとめ
ペーパーレス化は企業にとってメリットが多いことはもちろん、社会貢献にも繋がります。
ペーパーレス化を進めるために必要なことは、「文書のスキャニング方法」「紙文書の外部保管」「電子文書とスキャン文書の統合管理」の3つがポイントになります。
日本レコードマネジメントでは、セキュリティを最大限に確保しつつ、お客様の環境に最適なペーパーレス化ソリューションを提供し、サポートいたします。